Jak motivovat zaměstnance, aby se zúčastnili zaměstnaneckého průzkumu? Můžete ovlivnit návratnost?

V zaměstnaneckém průzkumu obvykle zajímají klienty především dvě čísla. Míra spokojenosti a míra návratnosti, tzv. response rate, tedy kolik procent ze všech oslovených zaměstnanců skutečně dotazník vyplnilo. Zajímavá jsou samozřejmě i další čísla, např. míra angažovanosti či sounáležitosti, tedy loajality vůči firmě. Dnes se ale budeme věnovat právě zmíněné návratnosti.

Při přípravách zaměstnaneckých průzkumů často s klienty řešíme otázku, jak motivovat zaměstnance k co největší účasti v průzkumu. Přeci jen, když už firma do průzkumu investuje, je žádoucí, aby byly informace skutečně vypovídající o stavu firmy a postojích zaměstnanců. Dá se namítnout, že i mizerná účast v průzkumu je vlastně cennou informací a zpětnou vazbou pro vedení, ale upřímně – za tu vynaloženou energii a peníze je to pro klienta trochu málo.

Za zhruba 20 let zkušeností na poli zaměstnaneckých průzkumů se opakovaně přesvědčujeme o tom, že pro posílení návratnosti se dá udělat poměrně dost a v tomto článku se rádi o své zkušenosti podělíme.

Jaká návratnost je dobrá?

Obecně se dá říct, že čím vyšší, tím lepší. Naše průzkumy dosahují v průměru návratnost nad 80 %, což se dá považovat za velmi dobrou míru návratnosti, která patří k nejvyšším na trhu. Údaj se však výrazně liší napříč segmenty – zatímco ve výrobních firmách je běžná míra návratnosti nad 60 % (což považujeme za pomyslnou minimální míru návratnosti), ve finančním sektoru to je běžně výrazně nad 80 %. Ve své praxi jsme se setkali i s návratností 100 %. Zkuste schválně uhodnout, jak se to klientovi podařilo. Pokud se v některém projektu výjimečně setkáme s návratností pod 50 %, je to již signál hlubších problémů než jen špatné komunikace průzkumu.

6 kroků ke zvýšení návratnosti

Jak lze tedy návratnost zvýšit? Co můžeme udělat pro co největší zapojení zaměstnanců do zaměstnaneckého průzkumu?

1. Začněte od hlavy

Jako téměř u všeho, i zde je znát, má-li průzkum skutečnou podporu vedení a managementu dané organizace. Ujasnění si smyslu a závazku skutečně s daty následně pracovat je naprosto klíčovým úkolem pro management.

Setkali jsme se i s tím, že manažeři měli minimální návratnost přímo jako jeden ze svých KPIs, tedy ukazatelů, podle kterých byli hodnoceni.

Průzkum, který osobně zaštítí přímo hlava organizace, má ihned větší váhu. Banální, ale je to tak. A pokud se pak manažeři přidají a uvěřitelně své lidi motivují „ať to taky vyplní, protože to má smysl a oni už to vyplnili a nezabralo to víc než 15 minut“, máte k pěkné návratnosti dobře nakročeno.

2. Komunikujte

Komunikace provází průzkum už před jeho začátkem, pokračuje v jeho průběhu (formou vlídných upomínek) a rozhodně by neměla ustat po jeho ukončení.

Před samotným průzkumem je klíčové zaměstnancům zodpovědět především následující otázky:

• Jaký je smysl průzkumu, proč to vlastně děláme?
• Kdy bude průzkum probíhat?
• Jak bude prakticky probíhat?
• Kolik času vyplnění dotazníku zabere?
• Budou se moci zaměstnanci seznámit s nějakými výstupy a jak?
• Je průzkum anonymní?
• Kdo ho technicky zajišťuje?
• Na koho je možné se obrátit v případě dotazů.

Nenechte je vychladnout aneb komunikace po průzkumu

Výstupy průzkumu bývají, alespoň v našem provedení, dostupné prakticky v řádu hodin po ukončení sběru dat (případně jejich přepisu z papírových formulářů). Protože se však s výsledky potřebují nejprve dobře seznámit členové managementu a rozhodnout o dalších krocích, může být už pro zaměstnance prodleva mezi „vyplnil jsem“ a „vidím nějaký výsledek“ příliš dlouhá. Doporučujeme proto bezprostředně po ukončení průzkumu vyslat na zaměstnance alespoň poděkování a základní informaci, která dá příslib většího detailu v budoucnu.

V praxi se např. setkalo s velmi pozitivní reakcí, když bezprostředně po skončení průzkumu nejvyšší představitel organizace všem prostřednictvím e-mailu poděkoval za účast a zmínil svými slovy pár sdělitelných faktů – např. právě jak dopadla hlavní „čísla“ a jaké další kroky jsou v plánu. Opět to možná vypadá banálně, ale věřte, funguje to.

3. Držte kontinuitu

Opatření vzešlá mj. z průzkumu mohou mít velkou setrvačnost a časově se samotnému průzkumu hodně vzdálit. Je pak dobré připomínat, že daná aktivita či opatření je reakcí na podněty z průzkumu a posilovat tak vědomí, že výsledky průzkumu nezapadly a že účast zaměstnanců v průzkumu má smysl.

4. Udělejte to co nejpříjemnější

Zaměstnanci by měli mít co nejjednodušší přístup k vyplnění průzkumu. Ať už formou online, kdy stačí např. jedno kliknutí na odkaz v e-mailu či SMS, načtení QR kódu z nástěnky nebo monitoru nebo formou tužka–papír, kdy jim jsou dotazníky osobně doručeny, sběrné boxy jsou po ruce u vchodu apod.

Dotazník je potřeba také koncipovat v rozumné délce, aby zaměstnanci v půlce vyplňování neodpadli vyčerpáním a nudou. Náš standardní dotazník má kolem 50 otázek a jeho vyplnění zabere v průměru 10 až 15 minut. Jakmile však klient navýšil počet otázek na 70 či více, míra návratnosti klesá. Stejně tak by samotné instrukce a otázky měly být stručné, jasné a srozumitelné.

Ve výrobních firmách mohou někdy pracovníci vnímat vyplňování dotazníku po pracovní době (protože v rámci provozu to není dobře možné) jako zásah do svého soukromí a volného času. Některým našim klientům se tak např. osvědčilo věnovat vyplnění dotazníků speciální přestávku.

5. Odměna

Pokud vědomí toho, že se zaměstnanci mohou účastnit na pozitivních změnách nestačí, může pomoci motivace odměnou. Zde se fantazii meze nekladou, resp. meze jsou zpravidla dány finančními možnostmi dané organizace. Jako jeden příklad za všechny – v jedné výrobní firmě získali zaměstnanci za odevzdání vyplněného papírového dotazníku výherní los. Návratnost pak byla o více než 10 % vyšší, než je ve výrobních firmách obvyklé.

6. Budujte pozitivní zkušenost

Obecně se snáze dosahuje vyšší návratnosti dotazníků tam, kde mají zaměstnanci předchozí pozitivní zkušenost. V praxi se někdy setkáváme s postojem „je to jen formalita, nic se stejně nezmění“ nebo např. „nikdy to není anonymní“. Pokud jste v situaci, kdy musíte napravovat předchozí křivdy a negativní zkušenosti, nevzdávejte to a zkuste to třeba s námi.

Autor: Marta Fabiánová, Managing Director TCC online